Privacyverklaring

RuilMee brengt deelnemers en bedrijven samen: een bedrijf betaalt vooraf een rekening rechtstreeks aan de schuldeiser en kiest daarna een werkdag uit de opgegeven beschikbaarheid. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens dat zijn, waarom, en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

RuilMee is verantwoordelijk voor het persoonlijke account en de platformwerking. Het betrokken bedrijf is verantwoordelijk voor zijn eigen betalingen en werkplanning. De precieze verantwoordelijkheden en eventuele verwerkersafspraken moeten vóór ingebruikname juridisch worden vastgesteld. De officiële exploitant, het KvK-nummer, het adres en de contactgegevens worden nog ingevuld op basis van de gegevens van IkEerst Academy.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en (versleuteld) wachtwoord, of je Google-account als je daarmee inlogt.
• Bedrijfsgegevens: bij welk bedrijf je hoort, je rol (medewerker of leidinggevende) en je ruilgroep.
• Beschikbaarheid en werkplanning: opgegeven vrije dagen, tijden, categorieën, open diensten en gekozen werkdagen.
• Rekeningen: bedrag, schuldeiser, omschrijving, foto of pdf, werkafspraak, betalend bedrijf, betalingsdatum en afgeschermd betaalbewijs.
• Ruilgegevens: ruilverzoeken, goedkeuringen, afwijzingen en meldingen.
• Bij "Mijn ruilen": uren, bedragen, de naam van de schuldeiser, status en betaalbewijzen.
• Een link naar je getekende contract. Het contract zelf wordt extern bewaard, niet door RuilMee.
• Je meldingsinstellingen.

Upload geen identiteitsbewijzen, VOG's, BSN of gezondheidsgegevens. Maak eigen rekeningnummers en andere niet-noodzakelijke persoonsgegevens onleesbaar op rekeningen en betaalbewijzen. De schuldeiser, het bedrag en het betalingskenmerk moeten leesbaar blijven. Getekende contracten blijven extern; we bewaren alleen de link.

3. Waarom en op welke grondslag?

• Om een rekening klaar te zetten, voorafbetaling vast te leggen en werkdagen te plannen: uitvoering van de afspraken met deelnemers en bedrijven.
• Om je e-mails en appmeldingen te sturen over je account, matches, ruilverzoeken, betalingen en gekozen werkdagen. Ruilverzoeken volgen je meldingsinstellingen; e-mails bevatten geen rekeningbestand of betaalbewijs maar een link naar je account.
• Om de dienst veilig te houden en misbruik te voorkomen: gerechtvaardigd belang.
• AI-assistent voor leidinggevenden: om vragen over openstaande ruilverzoeken te beantwoorden, worden diensten en verzoeken van jullie bedrijf naar een AI-model gestuurd. Dat gebeurt alleen als een leidinggevende een vraag stelt. De gegevens worden niet gebruikt om het model te trainen.

4. Wie kan je gegevens zien?

• Medewerkers zien geen andere medewerkers: geen namen, vrije dagen, ruilgroepen of roosters van collega's.
• Werkgevers zien geen andere werkgevers of hun diensten en matches. Iedere werkgever ziet alleen zijn eigen bedrijfsomgeving en beschikbare medewerkers.
• Alleen een bedrijf dat jouw rekening vooraf heeft betaald, krijgt toegang tot jouw vrije dagen: voornaam, datum, tijden en categorie. Deelnemers zien werkgevers en voor hen zichtbare open diensten, maar geen andere deelnemers.
• Leidinggevenden zien open rekeningen om een betaling te kunnen kiezen. Na betaling zijn die rekening en het betaalbewijs alleen zichtbaar voor jou en het betalende bedrijf.
• Leidinggevenden van je bedrijf zien alle ruilverzoeken en ruilgroepen van dat bedrijf.
• Je meldingen en instellingen zie alleen jij.
• Je ruilen en betaalbewijzen zien alleen jij, het betrokken bedrijf en de beheerder van RuilMee.
• We gebruiken hostingpartijen (subverwerkers) voor opslag en voor de AI-assistent. Een lijst is op aanvraag beschikbaar.

We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor reclame.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

De bewaartermijnen voor accounts, beschikbaarheid, rekeningen, betaalbewijzen en werkplanning moeten vóór ingebruikname worden vastgesteld. We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor hun doel, behalve wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt. Een verwijderverzoek wordt beoordeeld met inachtneming van lopende afspraken en wettelijke verplichtingen.

6. Beveiliging

Gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen. Elk bedrijf heeft een afgeschermde omgeving, en toegangsregels in de database zorgen dat je alleen ziet wat voor jou bedoeld is. Betaalbewijzen staan in afgeschermde opslag.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen. Voor de administratie van een bedrijf kun je dat bedrijf benaderen. De privacycontactgegevens van RuilMee worden vóór ingebruikname gepubliceerd. We reageren binnen een maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. Bij belangrijke wijzigingen laten we dat in de app weten.